اولین قدم در دریافت پذیرش در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری از دانشگاه های معتبر در کشورهای اروپایی و آمریکایی ارسال ایمیل به اساتید دانشگاه مورد نظر است. شانس پذیرش شما بستگی به ایمیل ارسالی شما دارد. باید به نکات و ویژگی های ایمیل ارسالی خوب به اساتید توجه کنید. متأسفانه متن ارسالی بسیاری از دانشجویان ایرانی مورد توجه اساتید واقع نمی شود و آن ها نمی توانند به طور صحیح با اساتید ارتباط برقرار کنند. متن ایمیل ارسالی به اساتید، دارای نکات بسیاری است که حتی، با عدم توجه به یکی از آن ها فرصت پذیرش از دانشگاه مورد نظرتان را از دست می دهید. در این مقاله از مؤسسۀ آرمان من نکات لازم متن ایمیل ارسالی را در اختیارتان قرار می دهیم تا با رعایت آن ها بتوانید از دانشگاه مورد نظرتان پذیرش بگیرید. در این مقاله همراه ما باشید تا پاسخ سؤال های خود را دریافت کنید.

student-Email-Professor

در عنوان متن ایمیل به چه چیزهایی باید توجه کنیم؟

عنوان ایمیل اولین و مهم ترین چیزی است که دریافت کننده می بیند. پس باید در انتخاب عنوان ایمیل بسیار دقت کنید. اساتید روزانه ایمیل های زیادی از جاهای مختلف مانند مجلات علمی، دانشگاه ها، دانشجویان، مراکز علمی و … دریافت می کنند. به همین دلیل ممکن است ایمیل شما قبل از مطالعه توسط استاد پاک شود. پس باید عنوان ایمیل مورد نظرتان توجه استاد مربوطه را جلب کره و برای مطالعه ترغیب کند. سلام و احوال پرسی و کلماتی مانند بورسیه (Scholarship)، پذیرش (Admission) نباید عنوان متن شما باشد زیرا ایمیل هایی با این گونه عنوان ها اغلب نخوانده پاک می شوند. عنوان ایمیل شما مانند شناسنامه عمل میکند و به مشخص شدن محتوای متن نوشته شده توسط خواننده کمک می کند. بهتر است از کلید واژۀ (prospective student) به معنای دانشجوی آینده استفاده کنید. تقریبا هیچ استادی از ایمیل مربوط به دانشجوی آینده ساده نمی گذرد. حتی اگر زمان کافی برای بررسی آن نداشته باشد ایمیل مربوطه را به فرد مناسب دیگری می فرستد.

inbox-Email-Professor

لحن متن ایمیل چگونه باید باشد؟

لحن متن ایمیل باید صحیح، مؤدبانه و رسمی باشد. بهتر است استاد مربوطه با عناوین (Mr، Mrs، Ms، Dr) خطاب شوند. قبل از نام و نام خانوادگی از کلماتی مانند (Dear) استفاده کنید. به هیچ عنوان اساتید را با اسم کوچکشان خطاب نکنید. اگر قبلا استاد را ملاقات کرده باشید می توانید در ابتدای نامه از کلماتی مانند (Hi، Hello، Good evening) برای سلام و احوال پرسی به کار ببرید. از عبارات عامیانه در متن ارسالی استفاده نکنید چون بیشتر اساتید از آن ها خوششان نمی آید.

دستور زبان و علائم نگارشی متن ایمیل ارسالی اساتید چگونه باید باشد؟

اکثر اساتید دانشگاه مقید به رعایت اصول نگارشی و دستوری نامه ها هستند پس باید در رعایت این موارد بسیار دقت کنید. بعضی از دانشجویان بین المللی بدون رعایت اصول نگارشی و دستوری به اساتید ایمیل ارسال می کنند. این موضوع باعث رد شدن درخواست آن ها می شود. زیرا عدم رعایت اصول نگارشی و دستوری در این متن ها نشان دهندۀ عدم تسلط دانشجو به قوائد زبان انگلیسی است و شایسته پذیرش از دانشگاه مورد نظر نمی باشد. آن ها از متقاضیان تحصیل در مقاطع تکمیلی، انتظار مهارت زیاد در رعایت اصول نگارشی دارند. به هیچ عنوان از مخفف کلمات در این نامه ها استفاده نکنید. می توانید از ابزارهایی مانند grammarly برای اصلاح قوائد نگارشی و دستوری ایمیل خود استفاده کنید.

آیا باید به اطلاعات و تحقیقات استاد مربوطه در ایمیل اشاره کنیم؟

در متن ارسالی به استاد، باید ثابت کنیم که از حوزۀ پژوهشی استاد اطلاع کامل داریم. اغلب استاد ها در تعداد محدود پژوهش ها تخصص دارند و نسبت به آن ها بودجه دریافت می کنند. بنابراین برای گرفتن بورسیه باید علاقه مند به حوزۀ تخصصی استاد باشید. بهتر است قبلاً در مورد پژوهش های استاد تحقیق کنید و چند نمونه ازمقاله های پژوهشی او را بخوانید. تا بتوانید نشان دهید که به زمینه پژوهشی استاد علاقه دارید. در صورت داشتن مقاله، شرکت در کنفرانس ها و پژوهش در آن زمینه مورد نظر باید در متن نامه مطرح کنید. بهتر است علاقه مندی خود به عنوان پژوهش استاد را نیز ذکر کنید. لازم به ذکر است، اشاره کردن به تحقیقات یک استاد هرگز کافی نیست، شما باید پژوهش های صورت گرفته توسط استاد مورد نظر را به رزومه علمی خود ارتباط دهید.

graduation-Email-Professor

ساختار و چارچوب متن ایمیل ارسالی به استاد به چه صورت باشد؟

تا این قسمت از مقاله نکاتی که برای نوشتن متن ایمیل ارسالی به اساتید نیاز بود گفتیم. در این قسمت به ترتیب قرار گیری آن ها می پردازیم. در قسمت اول سلام و احوال پرسی رسمی صورت می گیرد و نام استاد مربوطه گفته می شود. بهتر است از عبارات (… Dear Dr)، (… Dear Prof) استفاده شود. دقت کنید که اگر استاد درجۀ پروفسوری را کسب نکرده باش از آن استفاده نکنید. این کار نشان دهنده عدم شناختتان نسبت به استاد است.

در پاراگراف اول متقاضی خودش را معرفی می کند و مواردی که باعث جذب استاد می شود باید نوشته شود. این موارد شامل نمرات و معدل بالا، مقاله های چاپ شدۀ متقاضی، شرکت در کنفرانس های علمی بین المللی، آزمایش ها، دانشگاه و … است. توجه کنید که تمامی این موارد را باید مختصر و مفید بنویسید. در پاراگراف دوم علاقه مندی متقاضی به زمینۀ پژوهشی استاد نوشته می شود. در این قسمت باید توانایی های خود را به طور کامل ذکر کنید. همچنین خواستۀ خود از استاد را نیز باید در این قسمت مطرح کنید. در پاراگراف سوم نتیجه گیری کردن و زمان اپلای خود را دقیق مشخص کنید.

سایر نکاتی که در نوشتن متن ایمیل باید به آن توجه کنیم:

در خواست بورسیه نباید به صورت مستقیم بیان شود.
بهتر است ایمیل در ساعات و روزهای اداری استاد ارسال شود.
از نوشتن متن طولانی خودداری کنید و بهتر است در حد 200 تا 300 کلمه باشد.
رزومه و (CV) خود را در آخر اضافه کنید.
یکی از مقاله هایی که در حوزۀ پژوهشی استاد به چاپ رساندید را مطرح کنید.
شماره تلفن (ترجیحاً شمارۀ موبایل) نوشته شود.
بهتر است متن نامه با فونت های (Helvetica)، (Arial) و (Times New Roman) و اندازۀ 12 با رنگ سیاه نوشته شود.
ایمیل خود را با عبارتی مانند (I look forward to hearing from you) به پایان برسانید که امضا متن محسوب می شود.
نیاز به افزودن انگیزه نامه نیست.
از هر دانشگاه فقط به یک استاد ایمیل بفرستید. در صورت عدم پاسخ دهی استاد به استاد دیگر پیامتان را ارسال کنید.
نامه خود را متناسب با واقعیت بنویسید.
بهترین گزینه برای دانشجویان ایرانی استاد های ایرانی هستند که با زبان و فرهنگ مردم ایران آشنایی دارند.

laptop-Email-Professor

آیا می توان ایمیل را پس از ارسال پیگیری کرد؟

پاسخ این سؤال بله است. استادها روزانه صدها ایمیل دریافت می کنند به همین دلیل ممکن است ایمیل شما را پاسخ ندهد. بهتر است 4 تا 5 روز صبر کنید و در صورت عدم پاسخ دهی استاد ایمیل پیگیری ارسال کنید.

چگونه می توان در مورد پذیرش، کمک هزینۀ تحصیلی یا دستیاری از طریق ایمیل از استاد درخواست کرد؟

پرسیدن مستقیم اینکه من به پذیرش یا بودجه نیاز دارم ایده بسیار بدی است. این نشان دهندۀ عدم علاقه مندی شما به کارهای پژوهشی است. شما باید جملات خود را طوری تنظیم کنید که نشانگر علاقه شما به حوزۀ پژوهشی و برنامه استاد باشد. فقط با گفتن اینکه حوزۀ پژوهشی شما خوب است، یک علاقه یا تأثیر غیر واقعی ایجاد نکنید. آنچه را که درباره استاد و چه نوع تحقیق پروژه می دانید، صادقانه بنویسید. در مورد پروژه وب سایت بخش و زمینۀ تحقیق، اطلاعات و برنامه را بخوانید. شما باید نشان دهید که به حوزۀ پژوهشی استاد علاقه مند هستید و تمایل عضویت در آن پروژه را دارید. برای تهیه بودجه، ممکن است اینگونه بپرسید "من دوست دارم در این زمینه تحقیق کنم ، وضعیت بودجه دانشجویان جدیدالورود در این زمینه چگونه است؟" "آیا دانشجویان جدید در ترم اول استادیاری می کنند؟". با اصطلاح جمله بندی به این روش، دیگر ناامید نباشید. به طور کلی سؤال کنید. اکثر اوقات اساتید می گویند: زمانی که با من ملاقات می کنید می توانیم در مورد اطلاعات بودجه صحبت کنیم.

teacher-Email-Professor

چند نمونه متن و ترجمۀ ایمیل ارسالی به اساتید

نمونه اول

Generalized from an email to a UCSC professor

Subject: Possible undergraduate research opportunities

Dear Dr. Professor,

I am a (year, major) at (university) and I am writing to ask about opportunities for undergraduate research in your lab beginning (time period). I have conducted undergraduate research on (topic) with (names) in (program or class). (Expression of interest in the topic). I would like to continue a path of research on (topic) and would ultimately allow me to (career goal). I am especially interested in your previous work on (describe a paper or talk).

I have attached my CV and unofficial transcript to this e-mail, but if there is additional information that I have not included that you would like, I would be happy to provide it to you. Thank you for your consideration.

موضوع: فرصت های تحقیقاتی ممکن در دوره کارشناسی

جناب آقای دکتر یا پروفسور (نام استاد)

من (سال ، رشته) در (دانشگاه) هستم و دربارۀ فرصت های تحقیق در مقطع کارشناسی در شروع کار آزمایشگاه شما (دوره زمانی) سؤال دارم. من تحقیق کارشناسی را در مورد (موضوع) با (نام) در (برنامه یا کلاس) انجام داده ام. (ابراز علاقه به موضوع). من مایلم یک مسیر تحقیق در مورد (موضوع) را ادامه دهم و(هدف شغلی). من به خصوص به کارهای قبلی شما علاقه مندم (توصیف مقاله یا سخنرانی) .

من (CV) و رونوشت غیررسمی خود را به این نامه الکترونیکی پیوست کرده ام ، اما اگر اطلاعات اضافی درج نشده باشد که شما بخواهید، من خوشحال می شوم که آن را در اختیارتان قرار دهم.
با تشکر از شما برای توجهتان.

نمونه دوم

Dear Dr. Smith,

My name is David Wu and I'm a second year biology major at UVa. In my introductory and upper-level coursework, I've developed a passion for science and am extremely interested in pursuing independent research as an undergraduate. An extensive research experience will greatly help me consolidate my future career choice.

I am personally greatly interested in the molecular biology of stem cells. Recently I read your 2011 paper on the role of microRNAs in the differentiation of muscle stem cells and became fascinated by your work. In particular, I found it amazing that microRNAs can alter the fate of a cell in such a profound way. If possible, I would love to start working on a long-term project in your lab beginning this summer.

Would you be available to meet sometime this week to discuss your research? I would also be happy to volunteer in your lab for a few weeks before we commit to anything to see if this is a good match. My transcript and resume are attached in case you are interested. I look forward to hearing from you!

دکتر اسمیت عزیز

نام من (نام و نام خانوادگی) است و سال دوم رشته زیست شناسی در (نام دانشگاه) هستم. من علاقه مند به حوزۀ پژوهشی شما هستم. و علاقه زیادی به تحقیق مستقل به عنوان یک دانشجوی کارشناسی دارم. یک تجربه تحقیقاتی گسترده به من کمک می کند تا شانس دستیابی به شغل مورد نظر آیندۀ خود را افزایش بدهم.

من شخصاً علاقه زیادی به زیست شناسی مولکولی سلول های بنیادی دارم. اخیراً مقاله 2011 شما را در مورد نقش (microRNA) در تمایز سلول های بنیادی عضله خواندم و مجذوب کار شما شدم. برای من جالب بود که (microRNA ها) می توانند سرنوشت سلول را به گونه ای عمیق تغییر دهند. در صورت امکان، من دوست دارم از تابستان سال جاری کار در یک پروژه طولانی مدت را در آزمایشگاه شما شروع کنم.

آیا می توانید در این هفته برای گفتگو درباره تحقیقات خود ملاقات کنید؟ من پیشاپیش خوشحالم که چند هفته داوطلب آزمایشگاه شما می شوم.متن و رزومه من جهت تمایل شما به مطالعه پیوست شده است. من مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم!

keyboard-student-Email-Professor

نمونه سوم

Dear Professor X:

My name is (your name), and I am very interested in becoming involved in research in Subject Area. I am a( X) year student with a GPA of (X). I have taken Courses and Additional Experiences. My goal is to Goal.

I have reviewed your faculty profile and am interested in the work that you have done. I was intrigued by your journal article, "Article Title." It Additional Information about Topic. I would like to get involved in research in this area because it will help me to better prepare for Goals.

Would it be possible to meet with you to further discuss Topic and my possible involvement in research? I am available Days and Times. I look forward to hearing from you.

استاد (نام استاد) عزیز

نام من (نام و نام خانوادگی) است. من بسیار علاقه مند به تحقیق در موضوع پژوهشی شماهستم. من دانشجوی سال (سال تحصیلی) با معدل (معدل خودتان) هستم. من دوره ها و تجربیات زیادی را در این حوزۀ پژوهشی گذرانده ام.

من مشخصات آکادمیک شما را مرور کردم و به کارهایی که انجام داده اید علاقه مند هستم. مقاله ژورنالی شما با عنوان (عنوان مقاله مورد نظر) من را شیفته خود کرد. من دوست دارم در این زمینه تحقیق کنم زیرا این امر به من کمک می کند تا برای اهدافم بهتر آماده شوم .

آیا امکان ملاقات با شما برای بحث بیشتر در مورد موضوع و مشارکت احتمالی من در تحقیقات وجود دارد؟ من در دسترس هستم. من مشتاقانه منتظر صحبت با شما هستم.

نمونه چهارم

Subject: Request for Research and MS supervision

Dear Prof.________,

I hope you are doing well and are in good health.

My name is (write your name) and I have completed (your degree title) from (your university name, don’t only use abbreviation) with (your CGPA/total CGPA, don’t mention CGPA if it’s low). As an option you can write about your big achievements such as Gold Medal and Dean certificates, if you have any.

During my undergraduate/Master, I have worked on some projects to actualize and implement the theoretical knowledge of (write your expertise, e.g. signal processing, automation and smart systems) into practical work. In this paragraph, you can also relate your previous and current work experience, internships, online courses and projects with the professor’s area of interest. If you have any research publication then you can mention in this paragraph

I visited (write professor Lab or Research Group name e.g. Networking lab) website and found that you have research interests in (write research area of professor e.g. 5G, Internet of Things and automation). I am very enthusiastic to conduct research and pursue MS under your supervision.

I have attached my CV with this email and looking forward to hearing from you soon.

I shall be thankful for your response.

درخواست تحقیق و نظارت بر MS

پروفسور عزیز .________

امیدوارم حال شما خوب باشد و سلامت باشید.

نام من ( نام خود را بنویسید) و (عنوان دانشگاهی خود) را از ( نام دانشگاه خود ، از مخفف استفاده نکنید) با (CGPA / CGPA) کل خود ، (اگر CGPA کم است ذکر نکنید) را تکمیل کردم. به عنوان یک گزینه، می توانید در مورد موفقیت های بزرگ خود مانند مدال طلا و گواهینامه های معتبر را در صورت داشتن، بنویسید.

در طول دوره کارشناسی / کارشناسی ارشد ، من روی برخی از پروژه ها کار کرده ام تا دانش نظری ( تخصص خود را بنویسید، مثلا پردازش سیگنال، اتوماسیون و سیستم های هوشمند) را در کارهای عملی به کار ببرم. در این پاراگراف همچنین می توانید تجربه کاری قبلی، فعلی، دوره های کارآموزی، دوره های آنلاین و پروژه های خود را با حوزه مورد علاقه استاد مرتبط کنید. (اگر هر گونه تحقیق پژوهشی دارید، می توانید در این پاراگراف ذکر کنید)

من به وب سایت (نوشتن نام آزمایشگاه استاد یا گروه تحقیقاتی به عنوان مثال آزمایشگاه شبکه) مراجعه کردم و متوجه شدم که شما در زمینه تحقیق علاقه دارید (نوشتن منطقه تحقیق استاد مثلاً 5G ، اینترنت اشیا یا اتوماسیون). من بسیار مشتاقم که تحقیق کارشناسی ارشد خود را تحت نظارت شما دنبال می کنم.

من (CV) خود را با این ایمیل پیوست کرده ام و مشتاقانه منتظر تماس و جواب از شما هستم.

من از پاسخ شما سپاسگزارم

Email-Professor

جمع بندی

ایمیل های فوق فقط چند نمونه است، ما به شما توصیه می کنیم که ایمیل خود را بر اساس دستورالعمل های ذکر شده و با سلیقه خود بنویسید. در هنگام درخواست به استادی برای بورسیه ها، بودجه و نظارت بر تحقیقات، ایمیل نقش اساسی دارد. محتوای ایمیل شما اولین احساسی است که شما به استادی خواهید داد که نشان می دهد شما یک متقاضی جدی و واجد شرایط هستید.

همانطور که در مقاله بالا ذکر شد برای گرفتن پذیرش و بورسیه دانشگاه ها با رنکینگ بالا اولین و مهمترین چیز ارسال ایمیل به اساتید آن دانشگاه است. در این نامه باید اشتیاق و علاقه خود را به خوبی نشان دهید تا استاد مورد نظر را برای پذیرش خود جذب کنید. در نوشتن متن ایمیل ارسالی بسیار دقت کنید زیرا آیندۀ پذیرش شما به آن بستگی دارد. ممکن است ایمیل شما حتی با داشتن جذابیت بدون پاسخ بماند یا حتی ممکن است پاسخ استاد به درخواست شما منفی باشد. استاد به دلایل مختلفی مانند کمبود بودجه، تکمیل ظرفیت پذیرش دانشجو، پایان زمان جذب دانشجو برای پروژۀ مورد نظر و… ممکن است به شما پاسخ منفی بدهد. اصلا نا امید نشوید و شانس خود را با اساتید دیگر امتحان کنید.

مؤسسۀ آرمان من تجربۀ زیادی در زمینۀ مهاجرت و اپلای از دانشگاه های معتبر جهان دارد. برای گرفتن اطلاعات بیشتر در این زمینه ما مشاوران و کارشناسان مؤسسۀ آرمان من در ارتباط باشید.